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Política de Privacidad

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POLÍTICA PARA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE URBAN REALTY S.A.S.

1. OBJETIVO

Proteger y  garantizar con base  en el presente  procedimiento el derecho  fundamental de habeas data  reglamentado por  la Ley  1581 de  2012,  que regula  los procedimientos  de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza.

2. ALCANCE

Este  manual  se  aplicará   al  tratamiento  de  los  datos  de   carácter  personal  tanto de empleados,  clientes y  proveedores  que  URBAN REALTY  S.A.S.    Posea, los  cuales  se almacenarán y solo  serán utilizados en las  entidades a las cuales se  tenga obligación legal de reportarlos.

3. DEFINICIONES.

Habeas data:  El derecho  de hábeas  data es  aquel que tiene  toda persona  de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.

Datos  personales:  Se  consideran datos  personales:  datos  de  carácter  identificativo, características personales, circunstancias sociales,  académicos y profesionales, detalles de empleo,   de  información   comercial,   económico,   financieros   y  de   seguros   y/o   de transacciones.

Terceros:  Clientes  Reales, aquellos  con  los  que  se  tienen vínculos  directos;  Clientes Potenciales, aquellos con  los que se  tienen datos de personas  a las que  envía publicidad de la empresa; Personal, con datos de trabajadores y Proveedores, con datos de empresas que proveen productos y servicios.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier  operación o  conjunto  de  operaciones sobre  datos  personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

4. GENERALIDADES

INTRODUCCION

A  continuación,  se  enuncian  las  políticas de  Tratamiento  de  información  que  rigen  la actividad desarrollada por  URBAN REALTY S.A.S.  y el manejo de sus  bases de datos. El presente documento se desarrolla en cumplimiento  de la Ley 1581 de 2012, ”Por la  cual se dictan disposiciones generales para la  protección de datos personales”, según la  cual todas las  entidades  públicas  o privadas  que  manejen  datos  personales,  deberán  adoptar  un manual interno de  políticas y procedimientos para  garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para asegurar el efectivo ejercicio de los derechos de los titulares.

Toda  la  información recibida  por  URBAN  REALTY  S.A.S.  a  través  de  sus  diferentes canales de comunicación, en medios digitales o impresos, y que conforma nuestras bases de datos, obtenidos  de clientes, proveedores,  empleados o contratistas,  y demás  titulares de información, se rige por las siguientes políticas de uso.

Si  usted se  encuentra relacionado  en  alguna de  nuestras bases  de  datos es  porque ha tenido  o  mantiene  una  relación  comercial con   URBAN  REALTY  S.A.S.  o  porque  ha entregado  sus datos  de manera  voluntaria  directamente en  nuestras  oficinas, o  canales electrónicos.

Información del responsable del tratamiento de los datos:

URBAN REALTY S.A.S. identificada con NIT 900907149-7

TITULO I

OBJETO, ÁMBITO DE APLICACIÓN Y DEFINICIONES

ARTÍCULO  1.  OBJETO.   Este  procedimiento  fue  elaborado  teniendo  en   cuenta  las disposiciones  contenidas en  la  Ley  1581 de  2012  ”Por  la cual  se  dictan  disposiciones generales para la protección  de datos personales“ y el  Decreto 1377 de 2013 ”Por  el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012“.

Proteger y garantizar  con base en el presente  manual el derecho fundamental  de habeas data reglamentado por la Ley 1581 de 2012, que regula los procedimientos de recolección, manejo  y tratamiento  de  los datos  de  carácter personal  que  realiza  URBAN REALTY S.A.S.

ARTÍCULO 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Este procedimiento  se aplicará al tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje URBAN REALTY S.A.S.

TITULO II

PRINCIPIOS RECTORES

ARTÍCULO 4. PRINCIPIOS  PARA EL TRATAMIENTO DE  DATOS PERSONALES. En el  desarrollo,  interpretación  y aplicación  de  la  presente  ley,  se  aplicarán,  de manera armónica e integral, los siguientes principios:

  1. a) Principio  de finalidad:  El Tratamiento  de los  datos personales  recogidos por  URBAN REALTY S.A.S. debe ser informada al Titular.
  1. b) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso  e   informado  del  titular.  Los   datos  personales  no   podrán  ser  obtenidos  o divulgados sin previa autorización, o en  ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  1. c) Principio  de veracidad o  calidad: La información  sujeta a Tratamiento  debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable  y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  1. d) Principio de transparencia: En el Tratamiento  debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable en  cualquier momento y sin restricciones,  información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
  1. e) Principio de acceso  y circulación restringida: Los datos personales, salvo  la información pública,  no  podrán   estar  disponibles  en  Internet   u  otros  medios  de   divulgación  o comunicación masiva,  salvo que  el acceso sea  técnicamente controlable  para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.
  1. f) Principio de seguridad:  La información sujeta a Tratamiento  por parte del Responsable, se  deberá  manejar  con   las  medidas  técnicas,  humanas  y  administrativas   que  sean necesarias  para  otorgar  seguridad  a  los  registros  evitando  su   adulteración,  pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  1. g) Principio de confidencialidad:  Todas las personas que intervengan en el  tratamiento de datos personales que  no tengan la naturaleza  de públicos están obligadas  a garantizar la reserva de  la información,  inclusive después  de finalizada su  relación con  alguna de  las labores que comprende el tratamiento.

TITULO III

DERECHOS Y CONDICIONES  DE LEGALIDAD PARA  El TRATAMIENTO DE DATOS

ARTÍCULO 8. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN.

ARTICULO 8. Derechos de  los Titulares: De conformidad con lo establecido  en la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

  1. Conocer, actualizar  y  corregir sus  Datos Personales.  Con  la facultad  de ejercer  este derecho,  entre  otros,   en  relación  con  la  información,   parcial,  inexacta,  incompleta, dividida, información engañosa o cuyo tratamiento sea prohibido o no autorizado.
  2. Requerir prueba del consentimiento otorgado para la recolección y el tratamiento de  los Datos Personales.
  3. Ser informado  por URBAN  REALTY S.A.S.  del uso  que se  le han  dado a  los Datos Personales.
  4. Presentar quejas  ante la Superintendencia de  Industria y Comercio  en el caso  en que haya una  violación por parte de  URBAN REALTY  S.A.S., de las  disposiciones de la  Ley 1581 de 2012, el  Decreto 1377 de  2013 y otras normas  que los modifiquen,  adicionen o complementen, de  conformidad con las  disposiciones sobre el  requisito de procedibilidad establecido en el artículo 16 Ley 1581 de 2012.
  5. Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los Datos Personales.
  6. Solicitar ser  eliminado de  su base  de datos.   Esta  supresión o  eliminación implica  la eliminación total  o parcial de  la información personal  de acuerdo con  lo solicitado por  el titular en  las bases de datos  de URBAN  REALTY S.A.S. Es  importante tener en  cuenta que el derecho  de supresión no es absoluto  y el responsable puede  negar el ejercicio del mismo cuando: El titular tenga el deber legal y/o contractual de permanecer  en la base de datos, la  supresión de  los datos obstaculice  actuaciones judiciales  o administrativas o  la investigación y persecución de delitos, los datos que sean necesarios para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
  7. Tener acceso a los  Datos Personales que URBAN REALTY S.A.S.   Haya recolectado y tratado.

TITULO IV

PROCEDIMIENTOS

ARTICULO 15. Reclamos Los titulares de la información podrán ejercer sus derechos en cualquier momento y de manera gratuita, previa acreditación de su identidad.   La solicitud deberá hacerse por alguno de los siguientes medios:

Correo electrónico: info@urbanrealty.com.co, radicando  la solicitud en  la Dirección  Administrativa en Bogotá D.C. Calle 79 No. 9 – 10 Piso 2, o comunicándose al teléfono (1) 7440034.

TITULO V

DEBERES  DE  LOS  RESPONSABLES   DEL  TRATAMIENTO  Y  ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO

ARTICULO  17.  Deberes  de   los  Responsables  del  Tratamiento:  En  calidad  de Responsable del Tratamiento de los datos personales, y de conformidad con lo  establecido en  la Ley  1581  de 2012,  URBAN  REALTY  S.A.S., se  compromete  a cumplir  con  los siguientes deberes, en lo relacionado con el tratamiento de datos personales:

  1. Garantizar al titular de la información, en todo tiempo, el pleno  y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
  2. Conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
  3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  4. Conservar la información  bajo las condiciones de seguridad  necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. Tramitar las consultas  y reclamos formulados por  los titulares de la información  en los términos señalados por los artículos 14 y 15 de la ley 1581 de 2012.
  6. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  7. Informar  a   la  Superintendencia   de  Industria   y  Comercio  cuando   se  presenten violaciones  a  los  códigos  de  seguridad  y  existan  riesgos  en  la  administración  de  la información de los Titulares.
  8. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
  9. Insertar en  la  base de  datos  la leyenda  “información en  discusión  judicial” una  vez notificado por  parte de  la autoridad  competente,  sobre procesos  judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal.
  10. Abstenerse de circular  información que esté siendo controvertida  por el titular y  cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  11. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.
  12. Informar a través de los medios que considere pertinentes los nuevos mecanismos que implemente para que los titulares de la información hagan efectivos sus derechos.

ARTICULO  18.  AUTORIZACIÓN  DEL  TITULAR.  URBAN   REALTY  S.A.S..,  en  su condición  de  Responsable  del  tratamiento  de  datos  personales,  ha  dispuesto  de  los mecanismos necesarios para obtener la autorización  de los titulares, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

ARTICULO  19. SUMINISTRO  DE  LA  INFORMACIÓN. La  información  que URBAN REALTY  S.A.S.  solicite  podrá  ser  suministrada  por  cualquier  medio,  medio  físico,  o electrónico.

ARTICULO 20.  FORMA Y MECANISMOS PARA  OTORGAR LA AUTORIZACIÓN.  En el Anexo  1  de este  documento se  presenta el  formato de  autorización que  ha definido URBAN REALTY S.A.S.., para la recolección y tratamiento de datos personales.

ARTICULO 21. AVISO DE PRIVACIDAD. En el Anexo 2 de este documento se presenta el formato de aviso de privacidad definido por URBAN REALTY S.A.S.

ARTICULO   22.   MEDIDAS   DE   SEGURIDAD   Y   CONFIDENCIALIDAD   DE   LA INFORMACIÓN.  Para el  almacenamiento  de  los datos,  la  Compañía  cuenta con  una técnica  de   encriptación  de  datos   personales  y   la  transmisión  de   los  datos   a  los encargados, se hace  con archivos protegidos  con contraseña. Los accesos  a los sistemas están protegidos  con un  alto nivel  de seguridad  en la  autenticación y  autorización.  Las bases de  datos  están alojadas  en Data  Center que  otorgan altos  niveles de  integridad, confidencialidad y disponibilidad.

ARTICULO    23.   DESIGNACIÓN.    URBAN    REALTY    S.A.S.,   designa    al   Área Administrativa o quien haga sus veces, para cumplir  con la función de protección de datos personales, así como para dar trámite  a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio  de los derechos como titular de la información.

ARTICULO 24. VIGENCIA DEL PROCEDIMIENTO. El presente  manual rige a partir de enero de 2017.

ANEXO 1.

AUTORIZACIÓN TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

De conformidad  con lo  dispuesto  en la  Ley 1581  de 2012  y el  Decreto  1377 de  2013, declaro que entrego de  forma libre y voluntaria los  siguientes datos personales: Nombres y  apellidos,   documento  de   identificación,  género,   dirección,  ciudad,   departamento, teléfonos,  celular,   fecha   de  nacimiento,   correo  electrónico   (en  adelante   los”Datos Personales“) a URBAN REALTY S.A.S. En los términos de  las definiciones de la Ley 1581 de 2012, URBAN REALTY  S.A.S.  Actúa como responsable del tratamiento  de mis Datos Personales.

Doy mi autorización  expresa para que URBAN  REALTY S.A.S.  Recolecte y  de cualquier otra manera trate mis Datos Personales para las siguientes finalidades:

Para  empleados:  Realizar   actualización  de  datos,  afiliaciones   de  seguridad  social, certificaciones laborales.

Para Clientes: Envío de  información comercial respecto de los  productos y servicios que frecen, publicidad, ofertas, realizar  actualización de datos, o cualquier tipo  de información que URBAN REALTY S.A.S. considere que es pertinente.

Para   proveedores:  Realizar   actualización  de   datos,  para   pagos  de   facturas  por transferencias electrónicas, certificaciones comerciales y medios magnéticos.

Con la firma de este documento autorizo (En el caso en que la autorización sea electrónica se considerará  que la  autorización se  materializa cuando  el cliente  da click  en el  botón autorizo) a que mis  Datos Personales sean recolectados y  tratados de conformidad con la política  de privacidad  o política  de  tratamiento de  la  información de  URBAN  REALTY S.A.S.,  que  se registra  en  el  programa  contable y  en  los  archivos  de  seguridad. En relación con los  Datos Personales recolectados y  tratados de acuerdo con la  Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, he sido informado que tengo los siguientes derechos:

Conocer, actualizar  y corregir mis  Datos Personales. Puedo ejercer  este derecho, entre otros, en  relación con la  información, parcial, inexacta,  incompleta, dividida,  información engañosa o cuyo tratamiento sea prohibido o no autorizado.

Requerir prueba del consentimiento otorgado para la recolección  y el tratamiento de mis Datos Personales.

Ser informado  por URBAN  REALTY S.A.S.  del uso  que se  le han  dado a  mis Datos Personales.

Presentar quejas  ante la Superintendencia  de Industria  y Comercio  en el caso  en que haya una  violación por parte de  URBAN REALTY  S.A.S., de las  disposiciones de la  Ley de 2012, el  Decreto 1377 de  2013 y otras normas  que los modifiquen,  adicionen o 1581 complementen, de  conformidad con las  disposiciones sobre el  requisito de procedibilidad establecido en el artículo 16 Ley 1581 de 2012.

Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de mis Datos Personales.

Solicitar ser eliminado de su base de datos.

Tener acceso a mis  Datos Personales que URBAN REALTY  S.A.S.  Haya recolectado y tratado.

Con el fin de ejercer los  derechos anteriormente descritos, realizar consultas o reclamos relacionados  con mis Datos  Personales, puedo contactar  al Área  Administrativa en admin@urbanrealty.com.co o al PBX Bogotá: 7440034

Firma:

Nombre:

CC:

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Fecha:

ANEXO 2. AVISO DE PRIVACIDAD

Responsable: URBAN REALTY S.A.S. identificada con NIT. 900907149-7 De conformidad  con lo  dispuesto en  la ley  1581 de  2012, le  informamos que  los datos que  usted nos ha  entregado, como cliente  o prestador  de bienes y  servicios, harán parte de nuestra base de datos para ser usados con la siguiente finalidad:

Para  empleados:  Realizar   actualización  de  datos,  afiliaciones   de  seguridad  social, certificaciones laborales

Para Clientes: Envío de  información comercial respecto de los  productos y servicios que frecen, publicidad, ofertas, realizar  actualización de datos, o cualquier tipo  de información que URBAN REALTY S.A.S. considere que es pertinente.

Para   proveedores:  Realizar   actualización  de   datos,  para   pagos  de   facturas  por transferencias electrónicas, certificaciones comerciales y medios magnéticos

El  manejo de  dichos datos  se  hará de  acuerdo a  lo  establecido en  la ”Política  para  el Tratamiento de  Datos Personales“,  que contiene  las directrices  establecidas por  nuestra Compañía  para  el  tratamiento  de  datos,  los  mecanismos   para  la  efectividad  de  los derechos del  Titular de la  información a conocer,  actualizar, rectificar, suprimir  los datos que reposan  en nuestra base  de datos, así  como a reclamar  al responsable y  revocar la autorización para su uso.